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NPOによるIT活用 成功の秘訣 ~ITサンタの舞台裏~

Description
NPOなどの非営利組織が属するソーシャルセクターでは、各団体が社会課題を解決するために活動に取り組んでいます。
そんなNPO等向けに、サイボウズ社やGoogle社などでは、便利なITツールを特別なプランで提供いただいています。
ITツールは事務作業の工数を削減し、業務プロセスを円滑に進め、活動の質を高めることが期待できます。
しかし、多くの団体では、ITツールを活用しきれていない現状があります。

そこで、多くのITツールを活用してきたNPO法人チャリティーサンタの事例を紐解き、ITツールの魅力やメリット、構築の可能性、そして導入のポイントや進め方を掴むために、本イベントを開催します。
「団体の現場で働くスタッフのためにITツールを活用したい!」と、奮闘している団体経営陣・マネジャー、団体IT担当の方々、支援者・プロボノの方々、ITツールの色んな可能性をディスカッションしていきましょう。

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事例を共有するのは、NPO法人チャリティーサンタ。
毎年、12月24日のクリスマスイブに、当日ボランティアがサンタクロースに扮して、子どもたちの自宅にプレゼントを届ける活動を行っており、活動は今年で10年目を迎えます。
クリスマスイブ当日に集まる2,000名のサンタクロースが、5,000人の子どもの自宅を訪問するために、全国34支部に散らばる400名の運営ボランティアが、数ヶ月をかけてその準備を担っています。

秋から全国で一斉に始まる申し込み、子どもたちの親とのメールのやり取り、サンタクロースの準備などなど、業務オペレーションに係る工数は膨大で、それを400名の運営ボランティアが支えています。
その業務を支えるために、本部のボランティアメンバーが数年前からITツールを検討し、いくつかの試みをしてきました。
最終的に、kintoneを軸に据えて様々なサービスを連携させることで、事務作業を350時間削減する仕組みを構築!!

本イベントでは、その詳細を示しながら、どのように仕組みを構築し、導入したのか、それが現場で受け入れられるに至った秘話をお伝えします。

●構築したITツールの仕組み
①ユーザ管理の効率化 ← kintoneで一元管理
②メール対応の削減 ← Wordpressからの申込とkintone&メールワイズを連携
③書類作成の効率化 ← Googleスプレッドシートとkintoneを連携

●ITツールによって実現したこと
・運営ボランティアの事務作業を延べ350時間削減
・顧客管理をkintoneのプラットフォームに集約することで個人情報の適正管理を実現

●チームがとった施策のポイント
・既存サービスを組み合わせることで、開発・保守コストを削減
・各家庭のカスタマイズ等のニーズにきめ細かく対応し、サービスの質を維持
・全国400名の運営ボランティアが使いやすいエクセルの操作性を再現

その結果、「子どもたちにプレゼントを届けたい」という本来のミッションに活動の時間を使えるようになり、全国34支部の運営ボランティアからは、歓喜の声がたくさん届きました!!
本部としては、膨大な事務作業から解放されたことで、運営ボランティアの継続性にも期待しています☆


※NPO法人チャリティーサンタは、第2回NPOによるICTサービス活用自慢大会(主催:NPOサポートセンター)にて大賞を受賞しました。
「チャリティーサンタの働き方改革 ~大賞受賞記念インタビュー~」
https://npo-sc.org/ncolle/2019/07/09/nptechjp_2019_grand_prize_winner_interview/

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【イベント概要】
・ 日時:2019/8/18(日)14:00~17:00
・ 場所:サイボウズ株式会社 東京オフィス 27階 BAR2
・ 参加者:定員40名
・ 参加費:無料
※キッズルームあります!スペース広めの会場です。子連れ参加Welcomeです!


◆登壇者
NPO法人チャリティーサンタ
 代表理事 清輔夏輝
 ITサンタ 青山恭隼
 ITサンタ Hong Nguyen

[モデレータ]
NPO法人ソーシャルベンチャー・パートナーズ東京
 パートナー 古舘孝敏


◆タイムテーブル(予定)
14:00~14:30
 - 自己紹介&アイスブレイク
 - チャリティーサンタの活動紹介
 - SVP東京との協働紹介
14:30~15:30
 - チャリティーサンタの働き方改革
 - 導入ITツールのデモ
15:30~16:00
 - クロストークセッション
  ~現場の反応、チームの結成・構築・引継ぎ、IT導入のポイントなどなど~
16:00~16:50
 - ワールドカフェ
  ~もし自分たちの団体でITツールを導入するなら、何から始める?~ 
16:50~17:00
 - 今後に向けたアクション&クロージング


◆チャリティーサンタで活用中のITツール
・Webサイト:Wordpress
・ランディングページ:ペライチ
・メール管理システム:メールワイズ
・顧客・寄付者DB:kintone
・寄付者管理:ROBOTPAYMENT
・組織内コミュニケーション:Facebook、LINE


チャリティーサンタが活用するITシステムの概要図
(写真:NPOサポートセンターWebサイトより)


◆登壇者プロフィール

●清輔夏樹(なっちゃん)

NPO法人チャリティーサンタ 代表理事
1984年生まれ、福岡県出身。国立有明高専建築学科卒。建築設計事務所を経て、18歳からヒッチハイクで日本3周。「恩返しではなく恩送り」という価値観を知り、2008年「チャリティーサンタ」を立ち上げ、活動を開始。ITフリーランス、株式会社サイバーエージェントを経て、2014年より活動を法人化して代表理事に就任。6歳のクリスマスにサンタさんから直接プレゼントをもらった経験が原体験。1万人の子どもに届けてわかった「サンタが来ない子ども達」へ思い出を届ける取組” ルドルフ基金 “などを開始。「ソーシャルビジネスグランプリ2011」で審査員特別賞、「ドリームプラン・プレゼンテーション世界大会2011」で共感大賞を受賞。クリスマスイブのエピソードをまとめた「サンタクロースが届けてくれた心温まる物語(あさ出版)」監修。

●青山恭隼(ましゅ)
チャリティーサンタ南東京支部の運営ボランティアおよびITサンタ。

●Hong Nguyen(ほんちゃん)
チャリティーサンタ南東京支部代表。運営ボランティア。

●古舘孝敏(ポッター)
チャリティーサンタ元千葉支部代表。大手IT企業に勤める傍ら、2010年から8年間、チャリティーサンタの運営ボランティアやITサンタとして、地域のサンタ活動サポートから法人事務局まで幅広く活躍。2019年よりSVP東京のパートナーとなり、これまでのノウハウを生かし協働団体の伴走支援に尽力している。



左から3人目:ましゅ、4人目:なっちゃん、5人目:ほんちゃん
(写真:NPOサポートセンターWebサイトより)


◆主催:NPO法人チャリティーサンタ
◆協力:NPO法人SVP東京、サイボウズ株式会社
Sun Aug 18, 2019
2:00 PM - 5:00 PM JST
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中央区日本橋2丁目7−1 東京日本橋タワー27階 Japan
Organizer
チャリティーサンタ有志の会
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